2. Uzupełniamy wszystkie obowiązkowe pola (oddział, kierowcę, datę realizacji zlecenia oraz walutę rozliczeniową) i zatwierdzamy wprowadzenie danych przyciskiem OK
3. W pierwszej kolejności dodajemy trasę zlecenia, wybierając przycisk Dodaj.
- Uwzględniamy miejsce wyjazdu, miejsce docelowe, datę, godzinę. Zatwierdzamy dane odcinka przyciskiem OK
Uzupełniamy kolejne odcinki trasy. Bardzo ważne jest, aby odpowiednio wprowadzić poszczególne elementy trasy, godziny wyjazdu i przyjazdu. Niezwykle ważne w rozliczaniu diet, delegacji i ryczałtów za noclegi jest prawidłowe oznaczenie godziny przekroczenia granicy.
Wprowadzone odcinki trasy przed zatwierdzeniem delegacji możemy edytować, usunąć, czy też zmieniać ich kolejność.
4. Następnie przechodzimy do zakładki Wydatki. W tym miejscu mamy możliwość wprowadzenia wydatków związanych z realizowanym zleceniem (np opłata parkingowa).
- W celu wprowadzenia wydatku wybieramy przycisk Dodaj.
- Uzupełniamy wszystkie obowiązkowe pola i zatwierdzamy dodanie wydatku przyciskiem OK
5. W celu rozliczenia diety kierowcy przechodzimy do zakładki Diety. Zaznaczamy preferowane opcje i wybieramy przycisk Przelicz na podstawie trasy - system automatycznie przygotuje rozliczenie. Zaznaczając opcję Jeden kraj docelowy, system dokona wyliczeń na podstawie stawki obowiązującej tylko dla kraju docelowego.
6. Ostatnią zakładkę stanowi Ryczałt za noclegi. W tym miejscu możemy wprowadzić kraj, stawkę i liczbę noclegów. System automatycznie dobiera stawkę ryczałtu według obowiązujących przepisów prawa. Jeżeli kierowca nie posiada faktury za nocleg, system dobiera stawkę 25% limitu za noc w danym kraju. W sytuacji, gdy faktura zostanie przez kierowcę dostarczona, powinna zostać uwzględniona w wydatkach.
6. Ostatnią zakładkę stanowi Ryczałt za noclegi. W tym miejscu możemy wprowadzić kraj, stawkę i liczbę noclegów. System automatycznie dobiera stawkę ryczałtu według obowiązujących przepisów prawa. Jeżeli kierowca nie posiada faktury za nocleg, system dobiera stawkę 25% limitu za noc w danym kraju. W sytuacji, gdy faktura zostanie przez kierowcę dostarczona, powinna zostać uwzględniona w wydatkach.
- W celu dodania noclegu po prawej stronie wybieramy przycisk Dodaj.
- Następnie wybieramy kraj oraz ilość noclegów. Kwota zostaje automatycznie podpowiedziana przez system. Zatwierdzamy dodanie noclegów przyciskiem OK
7. Po wprowadzeniu wszystkich danych można dokonać rozliczenia delegacji. Domyślnie wszelkie przeliczenia kursów dokonywane są na podstawie tabeli A NBP z następnego dnia po zakończeniu delegacji.
- W celu rozliczenia delegacji wybieramy przycisk Rozlicz.
- Na tym etapie możemy jeszcze edytować dane wprowadzone do naszej delegacji. W celu ostatecznie zatwierdzenia delegacji wybieramy opcję Rozlicz i zatwierdź. Po zatwierdzeniu nie będziemy mieli już możliwości jej edycji.
