Wystawianie faktury sprzedaży w trybie offline (KSeF)

Spis treści artykułu:

• Kiedy stosować tryb offline / awaryjny
• Sprawdzenie statusu KSeF
• Wybór trybu wysyłki
• Zastosowanie wybranego trybu
• Status faktury wystawionej w trybie offline
• Podgląd faktury KSeF
• Kody QR na fakturze offline
• Wysyłka faktury do KSeF po ustaniu problemów
• Sytuacje szczególne - awaria systemu KSeF
• Status e-Faktury na liście faktur wystawionych

Kiedy stosować tryb offline / awaryjny

Tryb offline / awaryjny należy zastosować w przypadku:

• problemów technicznych po stronie użytkownika (np. brak dostępu do internetu),
• zaplanowanej przerwy technicznej po stronie KSeF,
• awarii KSeF uniemożliwiającej bieżącą wysyłkę faktur.

Krok 1: Sprawdzenie statusu KSeF

W pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy system KSeF działa poprawnie. W tym celu:

• Kliknij przycisk Sprawdź status KSeF (BIP) - zostaniesz przekierowany/a na stronę https://podatki.gov.pl/
• Na stronie rządowej sprawdź aktualny status dostępności KSeF.

Informacja ta pomoże w wyborze odpowiedniego trybu wysyłki faktury.

Krok 2: Wybór trybu wysyłki

Po sprawdzeniu statusu KSeF wybierz jeden z dostępnych trybów wysyłki faktury:

Tryb offline24 (gdy problem leży po stronie użytkownika, np. brak internetu)

Ten tryb należy wybrać, gdy KSeF działa poprawnie, lecz występują lokalne problemy techniczne po stronie użytkownika.

Zasady działania:

• fakturę należy wysłać do KSeF jak najszybciej,
• nie później niż następnego dnia roboczego po jej wystawieniu,
• po wysłaniu faktura otrzyma numer KSeF.

Więcej informacji na temat zasad stosowania trybu offline24 dostępnych jest pod linkiem:
 https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24/ 

Tryb offline – przerwa serwisowa KSeF (gdy KSeF ma zaplanowaną przerwę serwisową)

Ten tryb należy wybrać, gdy KSeF jest czasowo niedostępny z powodu zaplanowanych prac serwisowych.

Zasady działania:

• fakturę należy wysłać do KSeF niezwłocznie po zakończeniu przerwy,
• nie później niż następnego dnia roboczego po przywróceniu dostępności KSeF,
• po wysłaniu faktura otrzyma numer KSeF.

Więcej informacji na temat zasad stosowania trybu offline dostępnych jest pod linkiem:
 https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline-niedostepnosc-ksef 

Tryb awaryjny (gdy KSeF działa nieprawidłowo – awaria systemu)

Ten tryb należy wybrać w przypadku awarii KSeF, uniemożliwiającej wysyłkę dokumentów.

Zasady działania:

• fakturę należy wysłać do KSeF w terminie 7 dni roboczych od zakończenia awarii,
• po wysłaniu faktura otrzyma numer KSeF.

Więcej informacji na temat zasad stosowania trybu awaryjnego dostępnych jest pod linkiem:
 https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-awaryjny 

Zastosowanie wybranego trybu

Po zapoznaniu się z opisem trybów:

• Wybierz odpowiedni tryb wysyłki,
• Kliknij Zastosuj wybrany tryb, aby kontynuować proces wystawiania faktury.

Status faktury wystawionej w trybie offline

Po wystawieniu faktury w trybie offline wyświetlone zostaną informacje:

• status: offline,
• data wystawienia offline: data wystawienia dokumentu,
• data wysłania: brak (po wysłaniu będzie tożsama z datą wystawienia),
• numer KSeF: brak (do momentu wysyłki).

Dostępne opcje:

Pobierz XML – plik zawierający komplet danych faktury w formacie zgodnym z KSeF.

Uwaga: Opcja pobierz UPO nie jest dostępna, ponieważ dokument nie został jeszcze przesłany do KSeF.

Podgląd faktury KSeF

Aby wyświetlić podgląd faktury KSeF:

• Kliknij Drukuj,
• Wybierz Podgląd wydruku KSeF.

Uwaga: Opcja Podgląd wydruku KSeF jest dostępna wyłącznie na środowisku demonstracyjnym w celu wyświetlenia wizualizacji faktury KSeF. Na środowisku produkcyjnym, każda wystawiona faktura posiada domyślnie numer KSeF, kod QR oraz link weryfikacyjny. 

Kody QR na fakturze offline

Na fakturze wystawionej w trybie offline dodawane są:

• sekcja Numer KSeF - Offline,
• dwa kody QR wraz z linkami weryfikacyjnymi.
  
  

Jak działają kody QR?

Kod I („offline”)

Zawiera link do faktury w KSeF lub do strony umożliwiającej jej weryfikację. Jeśli faktura nie została jeszcze wysłana, na stronie KSeF pojawi się komunikat Faktura nie została znaleziona w KSeF.

Kod II („certyfikat”)

Stanowi cyfrowy podpis potwierdzający tożsamość wystawcy oraz integralność danych przy użyciu certyfikatu offline. Zapobiega podszywaniu się pod wystawcę faktury.

Uwaga: Aby zweryfikować, na jakim środowisku została wystawiona faktura należy zweryfikować adres strony:
• qr-demo.ksef.mf.gov.pl - oznacza środowisko demonstracyjne,
• qr.ksef.mf.gov.pl - oznacza środowisko oficjalne, produkcyjne.

Wysyłka faktury do KSeF po ustaniu problemów

Po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej wysyłkę faktury, należy:

• Przejść do sekcji KSeF,
• Kliknąć Wyślij do KSeF
  
  

Po poprawnym wysłaniu:

• wyświetlona zostanie data wysłania oraz numer KSeF,
• na fakturze pozostanie tylko jeden kod QR.

Sytuacje szczególne - awaria systemu KSeF

Jeżeli po wysłaniu faktury do KSeF nie otrzymasz numeru KSeF ani informacji o statusie w wyniku awarii systemu KSeF:

• Użyj przycisku Odśwież - aby ponownie odpytać KSeF o status faktury.
• Wystaw fakturę w trybie offline - jeśli mimo ponownego sprawdzenia statusu KSeF nie zwraca odpowiedzi.
  
  

Uwaga: Wystawienie faktury w trybie offline nie powoduje zdublowania dokumentu w KSeF. Podczas ponownej wysyłki KSeF weryfikuje fakturę i w przypadku wykrycia duplikatu (m.in. na podstawie numeru faktury) zwraca wcześniej nadany numer KSeF, zamiast tworzyć nowy dokument.

W sytuacjach awaryjnych możliwe jest również wgranie faktury bezpośrednio w systemie KSeF poprzez Aplikację Podatnika, logując się na stronie: https://mcu.mf.gov.pl/web/login 

Po zalogowaniu przejdź do zakładki Faktury >> Wczytaj fakturę. Następnie Dodaj plik >> wybór pliku XML.

Status faktury na liście faktur wystawionych

Aktualny status e-Faktury można sprawdzić bezpośrednio na liście faktur wystawionych. W tym celu przejdź do Księgowość >> Sprzedaż >> Faktury wystawione.

Na liście faktur, w kolumnie Status e-faktury, wyświetlany jest bieżący status faktury, m.in.:

• Przyjęta przez KSeF,
• Błąd walidacji (np. faktura została odrzucona),
• Wystawiona offline,
• W trakcie wysyłania (plik został przesłany, jednak status jest jeszcze nieznany – trwa przetwarzanie),
• Błąd pobierania statusu (plik został wysłany, lecz wystąpił błąd po stronie KSeF),
• Do wysłania.
  
  

Dzięki temu możliwa jest szybka weryfikacja statusu faktury bez konieczności otwierania jej szczegółów.