Wystawianie faktury sprzedaży w trybie online (KSeF)

Warunkiem wystawienia i wysłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) za pośrednictwem systemu fireTMS jest posiadanie skonfigurowanych certyfikatów KSeF.

Szczegółowa instrukcja dodawania certyfikatów KSeF w fireTMS dostępna jest pod linkiem:
 Dodawanie certyfikatów KSeF w systemie fireTMS 

Spis treści artykułu:

• Wystawienie faktury sprzedaży
• Wysyłka faktury do KSeF
• Status faktury w KSeF
• Podgląd faktury KSeF
• Weryfikacja faktury w KSeF
• Komunikat o błędzie wysyłki faktury do KSeF
• Status faktury na liście faktur wystawionych
• Zakres danych przekazywanych do KSeF
• Rozszerzenie nazw pozycji faktury o dane transportowe

Wystawienie faktury sprzedaży

Aby wystawić fakturę, w sekcji KSeF kliknij przycisk Wystaw fakturę.

Uwaga: Adres korespondencyjny zostanie przekazany do KSeF wyłącznie wtedy, gdy w konfiguracji kontrahenta zaznaczono opcję wskazującą, że adres korespondencyjny jest inny niż główny.

Podczas wystawiania faktury:

• Data wystawienia nie może być datą przyszłą – system blokuje wybór przyszłych dat wystawienia.
• Wystawienie faktury należy zatwierdzić, klikając Ok.

Uwaga: Wystawionej i wysłanej faktury do KSeF nie można już edytować.

Wysyłka faktury do KSeF

Zasady wysyłki faktury różnią się w zależności od wybranego trybu wysyłki faktury.

Po rozpoczęciu wysyłki pojawi się komunikat Wysyłamy fakturę do KSeF. Aby sprawdzić aktualny status, użyj przycisku Odśwież.

Status faktury w KSeF

Jeśli faktura została poprawnie przyjęta przez KSeF, wyświetlone zostaną informacje:

• status: dostarczono do KSeF,
• data wystawienia offline: brak (dotyczy wyłącznie faktur offline),
• data wysłania: tożsama z datą wystawienia dokumentu,
• numer KSeF: nadany przez system KSeF.
  
  

Dostępne opcje:

• Pobierz UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru (potwierdza przyjęcie faktury przez KSeF),
• Pobierz XML – plik z kompletem danych faktury w ustrukturyzowanym formacie XML zgodnym z KSeF.
  
  

Po odświeżeniu strony pojawi się komunikat Faktura została przyjęta przez KSeF. Aby ponownie wyświetlić szczegóły, kliknij Rozwiń w prawym górnym rogu sekcji KSeF.

Uwaga: Szczegółowe informacje o działaniach na fakturze dostępne są w Dzienniku aktywności.

Podgląd faktury KSeF

Aby wyświetlić podgląd faktury KSeF:

• Kliknij Podgląd faktury KSeF,

Uwaga: Fakturę można wyświetlić oraz pobrać w postaci zgodnej z jej prezentacją w Krajowym Systemie e-Faktur, bez konieczności logowania do KSeF.

Weryfikacja faktury w KSeF

Po przejściu na stronę KSeF dostępne są informacje takie jak:

• numer KSeF,
• NIP sprzedawcy,
• data wystawienia,
• skrót dokumentu,
• data nadania numeru KSeF,
• typ schemy (wersja struktury logicznej XML),
• tryb wystawienia faktury,
• status zgodności dokumentu.

Aby pobrać fakturę, kliknij Przejdź do pobierania.

Uwaga: Aby zweryfikować, na jakim środowisku została wystawiona faktura, sprawdź adres strony:
• qr-demo.ksef.mf.gov.pl – środowisko demonstracyjne,
• qr.ksef.mf.gov.pl – środowisko oficjalne (produkcyjne).

Do pobrania faktury na stronie KSeF wymagane jest uzupełnienie:

• numeru faktury (wewnętrznego),
• identyfikatora podatkowego nabywcy,
• kwoty należności ogółem.

Następnie kliknij Weryfikuj dane.

Po pozytywnym zakończeniu weryfikacji pobranie faktury będzie możliwe w formacie PDF lub XML.

Komunikat o błędzie wysyłki faktury do KSeF

Podczas wystawiania lub wysyłki faktury do KSeF może pojawić się komunikat:

Nie udało się wysłać faktury do KSeF
Próbowaliśmy ją wysłać, ale KSeF zwrócił błąd. Twoja faktura jest poprawna i wygląda na chwilowy problem po stronie KSeF.

W takiej sytuacji dostępne są następujące opcje:

• Wyślij ponownie – aby spróbować wysłać fakturę jeszcze raz,
• Wystaw w trybie offline – aby wystawić fakturę w trybie offline i wysłać ją do KSeF w późniejszym terminie (gdy system będzie ponownie dostępny).
  
  

Szczegółowa instrukcja wystawiania i wysyłki faktury w trybie offline dostępna jest pod linkiem:

  Wystawianie faktury sprzedaży w trybie offline (KSeF)  

Uwaga: Jeśli komunikat o błędzie utrzymuje się lub problem po stronie KSeF uniemożliwia wysyłkę faktury w trybie online, zalecane jest wystawienie faktury w trybie offline.

Status faktury na liście faktur wystawionych

Aktualny status e-Faktury można sprawdzić bezpośrednio na liście faktur wystawionych. Przejdź do:  Księgowość >> Sprzedaż >> Faktury wystawione.

Na liście faktur, w kolumnie Status e-faktury, wyświetlany jest bieżący status faktury, m.in.:

• Przyjęta przez KSeF,
• Błąd walidacji (np. faktura została odrzucona),
• Wystawiona offline,
• W trakcie wysyłania (plik został przesłany, jednak status jest jeszcze nieznany – trwa przetwarzanie),
• Błąd pobierania statusu (plik został wysłany, lecz wystąpił błąd po stronie KSeF),
• Do wysłania.
  
  

Dzięki temu możliwa jest szybka weryfikacja stanu faktury bez konieczności otwierania jej szczegółów.

Zakres danych przekazywanych do KSeF

Przechodząc do:
Konfiguracja >> Oddziały >> wybrany oddział >> Edytuj.

W zakładce KSeF, w polu Zakres danych przekazywanych do KSeF, dostępne są opcje określające, jakie dane będą przekazywane wraz z fakturą do KSeF:

• Dane kontrahenta – adres e-mail kontrahenta,
• Dane zlecenia – numer zlecenia klienta oraz numer zlecenia przewoźnika,
• Dane transportu – numery rejestracyjne pojazdów, miejsca załadunku i rozładunku, data i godzina zakończenia transportu oraz towar.

Rozszerzenie nazw pozycji faktury o dane transportowe

System umożliwia automatyczne rozszerzanie nazw pozycji faktury o dane transportowe przekazywane do KSeF.

Aby skorzystać z funkcji, przejdź do:
Konfiguracja >> Oddziały >> wybrany oddział >> Edytuj >> zakładka KSeF >> pole Zakres danych przekazywanych do KSeF.

Po włączeniu opcji Zawsze rozszerzaj nazwę pozycji o szczegóły transportu dane transportowe są nadal przekazywane do sekcji Transport dokumentu KSeF. Dodatkowo informacje te mogą zostać dopisane do nazw pozycji faktury.

Dane dodawane do nazw pozycji:

• numer zlecenia przewoźnika,
• nazwa towaru,
• miejsce załadunku,
• miejsce rozładunku.

Po wyłączeniu funkcji system działa zgodnie z dotychczasowym mechanizmem. Rozszerzone opisy pozycji są wówczas dodawane wyłącznie dla dokumentów zawierających więcej niż 20 pozycji transportowych.