Import faktur zakupowych z KSeF w systemie fireTMS

Za pośrednictwem systemu fireTMS możliwy jest podgląd oraz import faktur zakupowych pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wystawionych na oddziały firmy. 

Spis treści artykułu:

• Warunki dostępu do podglądu faktur zakupowych z KSeF
• Dodatkowe opcje konfiguracyjne (integracja na poziomie oddziału)
• Widok faktur zakupowych z KSeF
• Autoryzacja na poziomie oddziału
• Podgląd faktur
• Import faktur
• Odrzucanie faktur
• Filtrowanie listy faktur
• Zasady importu faktur z KSeF
• Widoczność faktur a uprawnienia i dostęp do oddziałów
  
  

Warunki dostępu do podglądu faktur zakupowych z KSeF

Aby możliwy był podgląd oraz import faktur zakupowych z KSeF w systemie fireTMS, muszą zostać spełnione następujące warunki:

• włączona integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF),
• poprawnie skonfigurowana autoryzacja na poziomie oddziału (token lub certyfikat),
• nadane użytkownikowi odpowiednie uprawnienia do obsługi faktur KSeF (dostęp do faktur).
  
  

Brak spełnienia któregokolwiek z powyższych warunków uniemożliwi wyświetlenie listy faktur zakupowych z KSeF w systemie.

Dodatkowe opcje konfiguracyjne

Przechodząc do:
Konfiguracja >> Oddziały >> wybrany oddział >> Edytuj.

 W zakładce KSeF, w polu Integracja z KSeF dla oddziału, dostępne są opcje: 

• Aktywuj wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF – umożliwia wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF (wymaga certyfikatu lub tokenu)
• Pobieraj faktury zakupowe z KSeF – umożliwia pobieranie faktur zakupowych z KSeF (wymaga certyfikatu lub tokenu)
• Włącz powiadomienie dzwonkiem po pobraniu faktur z KSeF – powoduje wyświetlenie powiadomienia w aplikacji (ikona dzwonka) dla użytkowników przypisanych do oddziału, posiadających uprawnienia do importu faktur KSeF
• Włącz powiadomienie e-mail po pobraniu faktur z KSeF – powoduje wysyłkę powiadomienia e-mail po każdym pobraniu faktur z KSeF do systemu fireTMS
  
  

Widok faktur zakupowych z KSeF

W celu wyświetlenia listy faktur zakupowych z KSeF, przejdź do:
Księgowość >> Zakupy >> Import faktur zakupowych z KSeF.

Widok ten umożliwia:

• podgląd dokumentów kosztowych wystawionych na oddziały firmy w KSeF,
• import wybranych faktur do systemu,
• odrzucanie dokumentów bezpośrednio z listy.

Na liście prezentowane są faktury zakupowe przypisane do oddziałów, które zostały wystawione w KSeF.
 

Autoryzacja na poziomie oddziału

Aby możliwe było wyświetlanie oraz import faktur dla danego oddziału, konieczne jest skonfigurowanie autoryzacji na poziomie oddziału.

Możliwe formy autoryzacji:

• certyfikat dodany na poziomie oddziału,
• token dodany na poziomie oddziału.

Uwaga: Do podglądu faktur zakupowych z KSeF nie można wykorzystać tokenu ani certyfikatu dodanego wyłącznie w profilu użytkownika. Autoryzacja musi być skonfigurowana na poziomie oddziału.

Podgląd faktur

Z poziomu listy faktur zakupowych z KSeF możliwe jest otwarcie podglądu wybranego dokumentu.

Aby wyświetlić podgląd faktury:

• Zaznacz wybraną fakturę na liście.
• Po prawej stronie wybierz przycisk Podgląd.

Z tego poziomu użytkownik ma możliwość:

• weryfikacji danych faktury przed importem,
• pobrania faktury w formacie PDF,
• wydruku dokumentu bezpośrednio z systemu.

Podgląd faktury pozwala na szybkie sprawdzenie poprawności dokumentu jeszcze przed jego zapisaniem w systemie fireTMS.

Import faktur

Z poziomu listy faktur zakupowych z KSeF możliwy jest import wybranego dokumentu do systemu fireTMS.

Aby zaimportować fakturę:

• Zaznacz wybraną fakturę na liście.
• Po prawej stronie wybierz przycisk Importuj.

Po kliknięciu przycisku Importuj wyświetli się formularz faktury zakupowej uzupełniony danymi pobranymi z KSeF.

Po weryfikacji danych:

• Kliknij przycisk Zatwierdź.

Po zatwierdzeniu dokument:

• zostanie zapisany w systemie jako faktura zakupowa,
• jego status na liście faktur z KSeF zmieni się na Zaimportowana.

Uwaga: Obecnie import faktur korygujących z KSeF nie jest możliwy.

Odrzucanie faktur

Z poziomu listy faktur kosztowych z KSeF możliwe jest odrzucenie wybranej faktury.

Aby odrzucić fakturę:

• Kliknij wybraną fakturę na liście.
• Po prawej stronie wybierz przycisk Odrzuć.

Odrzucone dokumenty można ponownie wyświetlić, zaznaczając checkbox: Pokaż odrzucone.
Po zaznaczeniu tej opcji na liście wyświetlane będą również wcześniej odrzucone faktury.

Uwaga: Odrzucenie faktury ma charakter wyłącznie informacyjny i dotyczy jedynie systemu fireTMS. Oznaczenie faktury jako odrzuconej nie ma żadnego wpływu na dokument w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) ani na jego status w KSeF.

Filtrowanie listy faktur

Lista faktur kosztowych z KSeF umożliwia filtrowanie danych.

Aby zastosować filtr, kliknij strzałkę przy polu Wybierz filtr.

Dostępne filtry:

• Oddział
• Data wystawienia
• Rodzaj podmiotu
• Status
• Rodzaj faktury

Filtrowanie pozwala zawęzić listę dokumentów i szybciej odnaleźć konkretną fakturę.

Zasady importu faktur z KSeF

Jeżeli użytkownik posiada uprawnienia do zasad importu, może przejść do ich konfiguracji bezpośrednio z poziomu listy faktur kosztowych z KSeF, klikając przycisk Zasady importu.

W tym widoku dostępne są ustawienia określające, które faktury zakupowe będą widoczne na liście importu.

Dostępne opcje obejmują wybór trybu filtrowania:

• możliwość wyświetlania wszystkich faktur lub 
• możliwość wyświetlania wyłącznie faktur od wybranych typów kontrahentów, wraz z określeniem typów kontrahentów (np. klient, przewoźnik, inny), dla których faktury mają być widoczne.
  
  

System umożliwia również wykluczenie konkretnych kontrahentów z importu faktur poprzez dodanie ich do listy Wykluczone NIPy.

Aby dodać kontrahenta do listy wykluczeń:

• przejdź do sekcji Wykluczone NIP-y,
• kliknij przycisk Dodaj NIP,
• wpisz numer NIP lub wybierz kontrahenta z listy.

Po zapisaniu zmiany faktury zakupowe powiązane z dodanym NIP-em nie będą widoczne na liście importu.

Wykluczenie kontrahenta można również ustawić bezpośrednio w edycji, przechodząc do:

Księgowość >> Kontrahenci >> Edytuj >> sekcja Finanse, gdzie dostępna jest opcja edycji zgody na import faktur zakupowych.

Widoczność faktur a uprawnienia i dostęp do oddziałów

Faktury kosztowe z KSeF są przypisane do konkretnych oddziałów.

Jeżeli użytkownik:

• posiada uprawnienia do odczytu faktur z KSeF,
• ale nie ma dostępu do danego oddziału,

nie zobaczy faktur przypisanych do tego oddziału.

Widoczność dokumentów zależy zarówno od nadanych uprawnień KSeF, jak i dostępu użytkownika do konkretnego oddziału w systemie fireTMS.