Portal przewoźnika

Portal przewoźnika to funkcjonalność systemu fireTMS, która usprawnia współpracę pomiędzy spedytorem a przewoźnikiem. Umożliwia przewoźnikowi szybkie dodanie dokumentów po wykonaniu zlecenia bezpośrednio do systemu fireTMS, bez konieczności wysyłania ich e-mailem.

Zachęcamy do obejrzenia filmu prezentującego działanie Portalu przewoźnika oraz korzyści wynikające z jego wykorzystania.

Spis treści artykułu:

• Uruchomienie Portalu przewoźnika
• Konfiguracja Portalu przewoźnika
• Załączanie dokumentów za pośrednictwem Portalu przewoźnika
• Powiadomienie e-mail o dodaniu dokumentów
• Gdzie widoczne są dokumenty dodane przez przewoźnika?
• Rejestrowanie faktury zakupowej w fireTMS

Uruchomienie Portalu przewoźnika

Aby włączyć funkcjonalność Portalu przewoźnika, przejdź do:

Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń pole Portal przewoźnika.

Konfiguracja Portalu przewoźnika

Podczas aktywacji Portalu przewoźnika możliwe jest określenie dodatkowych ustawień:

• Portal przewoźnika włączony – globalna opcja uruchamiająca funkcjonalność.
• Adres do portalu na wydruku zlecenia – po wysłaniu e-maila ze zleceniem przewoźnik otrzyma link bezpośrednio prowadzący do Portalu.
• Wysyłać powiadomienie po wgraniu dokumentów – system wyśle informację o dodaniu dokumentów przez przewoźnika.
• Wymagaj skanu faktury – przewoźnik musi dodać skan faktury w Portalu.
• Pozwalaj na edycję kwoty faktury przez przewoźnika – możliwość zmiany kwoty faktury.

Uwaga: Wybranym przewoźnikom można wyłączyć możliwość korzystania z Portalu przewoźnika. W tym celu przejdź do kartoteki (Kartoteki >> Przewoźnicy) wybranego przewoźnika, a następnie w sekcji Dane przewoźnika odznacz checkbox: Korzystaj z portalu przewoźnika.

Załączanie dokumentów za pośrednictwem Portalu przewoźnika

Po otrzymaniu zlecenia e-mailem przewoźnik może przejść do Portalu przewoźnika, a następnie wybrać pod numerem zlecenia opcję/link – Kliknij tutaj, aby dołączyć dokumenty do zlecenia.

W tym miejscu przewoźnik ma możliwość:

• dodania skanu faktury do otrzymanego zlecenia,
• dodania skanu CMR do ładunku,
• uzupełnienia danych faktury.

Uwaga: Po wpisaniu danych faktury oraz dodaniu obowiązkowych dokumentów przewoźnik musi zatwierdzić operację przyciskiem Zatwierdź. Po potwierdzeniu system wyświetli komunikat - Pliki do tego zlecenia zostały już dodane.

Powiadomienie e-mail o dodaniu dokumentów

Jeżeli w konfiguracji została włączona opcja Wysyłać powiadomienie po wgraniu dokumentów, system automatycznie wyśle wiadomość e-mail na wskazany adres użytkownika fireTMS w momencie, gdy przewoźnik doda dokumenty za pośrednictwem Portalu przewoźnika.

Gdzie widoczne są dokumenty dodane przez przewoźnika?

Dokumenty dodane przez przewoźnika są widoczne w systemie fireTMS w następujących miejscach:

• na liście Zleceń w realizacji / Wszystkich zleceń w kolumnie Dokumenty,
• wewnątrz wybranego zlecenia, w sekcji Dane dodatkowe i zakładce Dokumenty,
• w fakturze zakupowej, w sekcji Dane dodatkowe i zakładce Dokumenty.

Rejestrowanie faktury zakupowej w fireTMS

Po zmianie zlecenia spedycyjnego na zakończone, system automatycznie utworzy:

• szkic faktury zakupowej (faktury w przygotowaniu) w Księgowość >> Zakupy >> Faktury w przygotowaniu,
• większość danych zostanie uzupełniona w tym szkicu informacjami podanymi wcześniej przez przewoźnika za pośrednictwem Portalu przewoźnika. 
  
  

Następnie należy:

• zweryfikować poprawność danych,
• zatwierdzić rejestrację faktury zakupowej. 
  
  

 Uwaga: Jeśli faktura zakupu została wcześniej:
zarejestrowana lub
zarejestrowana i zatwierdzona w systemie,
a dopiero później przewoźnik doda za pomocą Portalu przewoźnika skan faktury i uzupełni jej dane, to:
skan ten zostanie dodany do zakładki Dane dodatkowe >> Dokumenty >> Ze zleceń,
dane faktury w fireTMS nie zostaną zmienione.