Portal przewoźnika to funkcja systemu fireTMS, która usprawnia współpracę między spedytorem a przewoźnikiem. Umożliwia przewoźnikowi szybkie dodanie dokumentów po wykonaniu zlecenia bezpośrednio do systemu.

Zachęcamy do obejrzenia filmu przedstawiającego działanie Portalu przewoźnika oraz korzyści wynikające z jego wykorzystania.

Spis treści artykułu:

• Uruchomienie Portalu przewoźnika w fireTMS
• Konfiguracja Portalu przewoźnika
• Załączanie dokumentów przez przewoźnika za pośrednictwem Portalu przewoźnika
• Powiadomienie e-mail dla użytkownika fireTMS o dodaniu dokumentów 
• Gdzie będą widoczne załączone przez przewoźnika dokumenty?
• Rejestrowanie faktury zakupowej w fireTMS
  
  
  

Uruchomienie portalu przewoźnika

Aby włączyć funkcjonalność należy przejść do:

Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń >> pole Portal przewoźnika.

Konfiguracja Portalu przewoźnika

Podczas aktywacji można określić preferowane ustawienia:

• Portal przewoźnika włączony - globalna opcja uruchamiająca funkcjonalność.
• Adres do portalu na wydruku zlecenia - po wysłaniu e-maila ze zleceniem przewoźnik otrzyma link bezpośrednio prowadzący do Portalu.
• Wysyłać powiadomienie po wgraniu dokumentów - na wskazany adres e-mail użytkownika zostanie automatycznie wysłane powiadomienie informujące o przesłaniu dokumentów przez przewoźnika za pośrednictwem portalu.
• Wymagaj skanu faktury - przewoźnik będzie musiał załączyć dodatkowo skan faktury za pośrednictwem portalu.
• Pozwalaj na edycję kwoty faktury przez przewoźnika - przewoźnik będzie miał możliwość zmiany kwoty faktury, załączonej w Portalu przewoźnika.

Uwaga! Wyłączenie Portalu przewoźnika dla wybranych przewoźników

Wybranym przewoźnikom można wyłączyć możliwość korzystania z Portalu przewoźnika. W tym celu należy przejść do kartoteki (Kartoteki >> Przewoźnicy)  wybranego przewoźnika następnie w sekcji Dane przewoźnika odznaczyć checkbox: Korzystaj z portalu przewoźnika.

Załączanie dokumentów przez przewoźnika za pośrednictwem Portalu przewoźnika

Po otrzymaniu zlecenia e-mailem przewoźnik może przejść do Portalu przewoźnika, a następnie wybrać pod numerem zlecenia opcję/link - Kliknij tutaj, aby dołączyć dokumenty do zlecenia. 

W tym miejscu przewoźnik ma możliwość:

• dodania skanu faktury do otrzymanego zlecenia,

• dodania skanu CMR do ładunku,

• uzupełnienia danych faktury.

Uwaga! Zatwierdzenie operacji 

Po wpisaniu danych faktury oraz dodaniu obowiązkowych dokumentów przewoźnik musi zatwierdzić operację przyciskiem Zatwierdź. Po potwierdzeniu system wyświetli komunikat - Pliki do tego zlecenia zostały już dodane.

Powiadomienie e-mail dla użytkownika fireTMS o dodaniu dokumentów 

Przy włączeniu opcji, Wysyłać powiadomienie po wgraniu dokumentów, system automatycznie wyśle wiadomość z potwierdzeniem ich dodania, na wskazany w konfiguracji adres e-mail, gdy przewoźnik prześle wymagane dokumenty za pośrednictwem Portalu przewoźnika.


Gdzie będą widoczne załączone przez przewoźnika dokumenty?

Wszystkie załączone przez przewoźnika dokumenty pojawią się w systemie fireTMS i będą widoczne w następujących miejscach:

• na liście Zleceń w realizacji / Wszystkich zleceń w kolumnie Dokumenty

• wewnątrz wybranego zlecenia, w sekcji Dane dodatkowe i zakładce Dokumenty 

• w fakturze zakupowej, w sekcji Dane dodatkowe i zakładce Dokumenty  
  
  
  

Rejestrowanie faktury zakupowej w fireTMS

Po zmianie statusu zlecenia spedycyjnego na zakończone, system automatycznie utworzy:

• szkic faktury zakupowej (faktury w przygotowaniu) w Księgowość >> Zakupy >> Faktury w przygotowaniu.
• większość danych zostanie uzupełniona w tym szkicu informacjami podanymi wcześniej przez przewoźnika za pośrednictwem Portalu przewoźnika. 

Następnie użytkownik powinien:

• zweryfikować poprawność danych,
• zatwierdzić rejestrację faktury zakupowej. 

Uwaga! Zasady dodawania skanów faktur przez Portal przewoźnika

Jeśli faktura zakupu została wcześniej:

• zarejestrowana lub
• zarejestrowana i zatwierdzona w systemie,

a dopiero później przewoźnik doda za pomocą Portalu przewoźnika skan faktury i uzupełni jej dane, to:

• skan ten zostanie dodany do zakładki Dane dodatkowe >> Dokumenty >> Ze zleceń,
• dane faktury w fireTMS nie zostaną zmienione.