Automatyczne przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę (CMR)

W systemie fireTMS możliwe jest ustawienie automatycznych przypomnień, które informują przewoźnika o konieczności dostarczenia dokumentów potwierdzających dostawę.

Aby włączyć powiadomienia w systemie, przejdź do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń, a następnie znajdź pole Automatyczne przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę.

Przejdź do edycji tego pola i zaznacz opcję Automatyczne przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę.

Uwaga! Jeżeli dla przewoźnika w systemie włączony jest Portal przewoźnika, w wiadomości e-mail z przypomnieniem zostanie umieszczony link do tego portalu.

W konfiguracji tej funkcji możliwe jest wybranie, kiedy zostanie rozpoczęta automatyczna wysyłka przypomnień. Wysłanie przypomnienia może rozpocząć się po:

• Zakończeniu zlecenia - w tym przypadku przypomnienia będą wysyłane tylko po pierwszym zakończeniu zlecenia w systemie, ponowne zakończenie nie wywoła kolejnej automatycznej wysyłki wiadomości

• Ostatniej dacie rozładunku

Możliwe jest również ustawienie liczby wysyłanych przypomnień w polu Maks. liczba powiadomień oraz odstępu czasu, w jakim będą one wysyłane do kontrahenta, w polu Interwał (dni).

Szablon wiadomości e-mail z powiadomieniami skonfigurujesz w Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> sekcja Konfiguracja wydruków (po prawej stronie) >> zakładka Szablony >> zakładka Przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę.

W tym miejscu możesz:

• edytować istniejące szablony, korzystając z opcji Edytuj,

• utworzyć własny szablon, wybierając opcję Dodaj.

Wiadomości z przypomnieniami o dokumentach będą wysyłane na adres e-mail osoby kontaktowej przewoźnika, wybranej podczas tworzenia zlecenia spedycyjnego. System automatycznie dopasuje język wiadomości mailowej do kraju siedziby przewoźnika (np. przewoźnik z Niemiec otrzyma przypomnienie w języku niemieckim).

Nadawcą wiadomości z przypomnieniem w przypadku uruchomionej opcji skrzynki nadawczej (w Konfiguracja >> Adresy e-mail), będzie adres mailowy dodanej skrzynki. W przypadku braku skonfigurowanej skrzynki nadawcą będzie adres mailowy (login) użytkownika przypisanego do zlecenia jako Spedytor.

Informacja o automatycznej wysyłce przypomnienia będzie widniała w Dzienniku aktywności zlecenia, którego dotyczy przypomnienie o dokumentach.

Funkcja automatycznych przypomnień o dołączeniu dokumentów jest opcją globalną, natomiast w systemie jest możliwość wyłączenia wysyłania takich powiadomień dla wybranych przewoźników. W tym celu przejdź do kartoteki przewoźnika przez Kartoteki >> Przewoźnicy, wybierz przewoźnika z listy i opcja Edytuj. W widoku edycji kartoteki możesz wyłączyć opcję automatycznych przypomnień w sekcji Dane przewoźnika zaznaczając Nie wysyłaj przypomnień o dokumentach potwierdzających dostawę.