Automatyczne przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę (CMR)

W systemie fireTMS możliwe jest ustawienie automatycznych przypomnień, które informują przewoźnika o konieczności dostarczenia dokumentów potwierdzających dostawę.

Spis treści artykułu:

• Włączenie automatycznych przypomnień
• Konfiguracja wysyłki przypomnień
• Szablon wiadomości e-mail
• Odbiorca i nadawca wiadomości
• Informacja w Dzienniku aktywności
• Wyłączenie przypomnień dla wybranego przewoźnika

Włączenie automatycznych przypomnień

Aby włączyć powiadomienia w systemie, przejdź do:

Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń, a następnie znajdź pole Automatyczne przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę.

Przejdź do edycji tego pola i zaznacz opcję Automatyczne przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę.

Uwaga: Jeżeli dla przewoźnika w systemie włączony jest Portal przewoźnika, w wiadomości e-mail z przypomnieniem zostanie umieszczony link do tego portalu.

Konfiguracja wysyłki przypomnień

W konfiguracji funkcji możliwe jest określenie, kiedy zostanie rozpoczęta automatyczna wysyłka przypomnień. Wysłanie przypomnienia może rozpocząć się po:

• Zakończeniu zlecenia – w tym przypadku przypomnienia będą wysyłane tylko po pierwszym zakończeniu zlecenia w systemie. Ponowne zakończenie nie wywoła kolejnej automatycznej wysyłki wiadomości,
• Ostatniej dacie rozładunku.

Możliwe jest również ustawienie liczby wysyłanych przypomnień w polu Maks. liczba powiadomień oraz odstępu czasu, w jakim będą one wysyłane do kontrahenta, w polu Interwał (dni).

Szablon wiadomości e-mail

Szablon wiadomości e-mail z powiadomieniami można skonfigurować w:

Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> sekcja Konfiguracja wydruków (po prawej stronie) >> zakładka Szablony >> zakładka Przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę.

W tym miejscu można:

• edytować istniejące szablony, korzystając z opcji Edytuj,
• utworzyć własny szablon, wybierając opcję Dodaj.

Odbiorca i nadawca wiadomości

Wiadomości z przypomnieniami o dokumentach będą wysyłane na adres e-mail osoby kontaktowej przewoźnika, wybranej podczas tworzenia zlecenia spedycyjnego.

System automatycznie dopasuje język wiadomości e-mail do kraju siedziby przewoźnika. Przykładowo przewoźnik z Niemiec otrzyma przypomnienie w języku niemieckim.

W przypadku uruchomionej opcji skrzynki nadawczej w Konfiguracja >> Adresy e-mail nadawcą wiadomości z przypomnieniem będzie adres e-mail dodanej skrzynki. Jeżeli skrzynka nadawcza nie została skonfigurowana, nadawcą będzie adres e-mail (login) użytkownika przypisanego do zlecenia jako Spedytor.

Informacja w Dzienniku aktywności

Informacja o automatycznej wysyłce przypomnienia będzie widoczna w Dzienniku aktywności zlecenia, którego dotyczy przypomnienie o dokumentach.

Wyłączenie przypomnień dla wybranego przewoźnika

Funkcja automatycznych przypomnień o dołączeniu dokumentów jest opcją globalną. W systemie możliwe jest jednak wyłączenie wysyłania takich powiadomień dla wybranych przewoźników.

W tym celu przejdź do Kartoteki >> Przewoźnicy, wybierz przewoźnika z listy, a następnie wybierz opcję Edytuj.

W widoku edycji kartoteki, w sekcji Dane przewoźnika, zaznacz opcję Nie wysyłaj przypomnień o dokumentach potwierdzających dostawę.