Import kontrahentów z pliku CSV

Zmodyfikowano dnia 12 Mar 2024

fireTMS umożliwia import kontrahentów z pliku CSV. Aby zaimportować kontrahentów (klientów / przewoźników) do systemu należy postępować zgodnie z poniższą instrukcją:

1. Przejść do Kartoteki >> Wszyscy kontrahenci / Klienci / Przewoźnicy i po prawej stronie wybrać opcję Importuj z pliku

2. Następnie należy pobrać szablon importu (opcja Pobierz szablon importu)

3. Po pobraniu szablonu należy uzupełnić plik zgodnie ze wskazanym przykładem, uzupełniając obowiązkowe pola oznaczone gwiazdką, takie jak:

Nazwa - nazwa firmy / kontrahenta
Nazwa skrócona
Ulica i numer
Kod pocztowy
Miasto
Kod kraju
Numer NIP
Identyfikator EU VAT
Klient / Przewoźnik
Klient: Termin płatności dni lub Przewoźnik: Termin płatności dni /
Klient: Termin płatności punkt odniesienia (Wystawienie dokumentu / Otrzymanie dokumentu / Utworzenie dokumentu) lub Przewoźnik: Termin płatności punkt odniesienia (Wystawienie dokumentu / Otrzymanie dokumentu / Utworzenie dokumentu)
Osoba kontaktowa - imię
Osoba kontaktowa - nazwisko
Osoba kontaktowa - tel. komórkowy
Osoba kontaktowa - e-mail

Kontrahent może być oznaczony jako:

Klient - pola dla Przewoźnika nie są wtedy obowiązkowe
Przewoźnik - pola dla Klienta nie są wtedy obowiązkowe
Klient i Przewoźnik - uzupełnić należy zarówno pola dedykowane dla Klienta, jak i dla Przewoźnika

Uwaga! W zależności od globalnych ustawień dotyczących wprowadzania nowych kontrahentów do systemu pole NIP i VAT EU mogą nie być obowiązkowe. Ustawienie to można znaleźć w Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Ogólne >> pole Wprowadzanie kontrahentów.

Dodatkowo można wybrać jedną z dwóch opcji w przypadku wykrycia zduplikowanych kontrahentów:

Nie zezwalaj na kontrahentów o tym samym numerze NIP lub EU VAT - opcja ta nie wpływa na status importowanego pliku. Jej wybranie nie spowoduje dodanie kolejnego kontrahent do kartotek. Nie zostanie on zdublowany
Zezwalaj na kontrahentów o tym samym numerze NIP lub EU VAT - pozwala na wprowadzenie kilku kontrahentów o tym samym numerze NIP lub EU VAT

4. Po wprowadzeniu niezbędnych danych należy zapisać plik, zachowując jego pierwotny format (CSV). W celu zaimportowania pliku z kontrahentami należy:

wybrać zapisany plik
wybrać oddział, do którego chcemy przypisać kontrahentów

Uwaga! Aby wybrać kilka oddziałów jednocześnie, należy zaznaczyć wybrane oddziały, trzymając na klawiaturze klawisz CTRL.

wybrać separator - separator można sprawdzić w pliku CSV, otwierając go za pomocą aplikacji Notatnik.
kliknąć opcję Importuj kontrahentów

Jeśli w importowanym pliku zabraknie obowiązkowych informacji, w kolumnie Status zostanie wyświetlony komunikat wskazujący ewentualne braki.

Jeżeli plik zostanie uzupełniony poprawnie, w polu Status pojawi się adnotacja OK.

W przypadku większej ilości kontrahentów operacja może potrwać kilka minut - taka informacja pojawi się na ekranie. Dodatkowo użytkownik, który dokonał importu, zostanie powiadomiony drogą mailową o zakończeniu importu kontrahentów.