Import kontrahentów z pliku CSV

System fireTMS umożliwia import kontrahentów z pliku CSV. Funkcja pozwala na jednoczesne dodanie klientów oraz przewoźników do systemu przy użyciu przygotowanego szablonu importu. 

Spis treści artykułu:

• Uruchomienie importu kontrahentów
• Uzupełnienie szablonu importu
• Ustawienia kontrahentów i duplikaty
• Import pliku CSV do systemu

Uruchomienie importu kontrahentów

W celu zaimportowania kontrahentów przejdź do:

Kartoteki >> Wszyscy kontrahenci, Klienci lub Przewoźnicy.

Następnie po prawej stronie wybierz opcję Importuj z pliku.

W nowym oknie wybierz opcję Pobierz szablon importu.

Uzupełnienie szablonu importu

Po pobraniu szablonu należy uzupełnić plik zgodnie z przykładem zawartym w dokumencie.

Obowiązkowe pola oznaczone gwiazdką to m.in.:

• Nazwa kontrahenta,
• Nazwa skrócona,
• Ulica i numer,
• Kod pocztowy,
• Miasto,
• Kod kraju,
• Typ kontrahenta: Klient / Przewoźnik,
• Klient: termin płatności dni lub Przewoźnik: termin płatności dni,
• Klient: termin płatności punkt odniesienia lub Przewoźnik: termin płatności punkt odniesienia,
• Dane osoby kontaktowej:
  Osoba kontaktowa – imię,
  Osoba kontaktowa – nazwisko,
  
  

Kontrahent może zostać oznaczony jako:

• Klient – pola dla przewoźnika nie są wymagane,
• Przewoźnik – pola dla klienta nie są wymagane,
• Klient i Przewoźnik – wymagane jest uzupełnienie obu sekcji.
  
  

Uwaga: W zależności od ustawień systemowych pola NIP oraz EU VAT mogą być opcjonalne.

Ustawienie to dostępne jest w:

Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> sekcja Konfiguracja >> Ogólne >> Wprowadzanie kontrahentów.

Ustawienia kontrahentów i duplikaty

Podczas importu system umożliwia określenie sposobu obsługi zduplikowanych kontrahentów.

Dostępne opcje:

• Nie zezwalaj na kontrahentów o tym samym numerze NIP lub EU VAT – system nie utworzy duplikatu kontrahenta,
• Zezwalaj na kontrahentów o tym samym numerze NIP lub EU VAT – opcja nie wpływa na status importowanego pliku, ale nie spowoduje dodania kolejnego kontrahenta do kartotek.
  
  

Import pliku CSV do systemu

Po uzupełnieniu pliku należy zapisać go w formacie CSV.

W celu zaimportowania pliku należy:

• wybrać zapisany plik CSV,
• wskazać oddział, do którego mają zostać przypisani kontrahenci,
• wybrać separator — można go sprawdzić w pliku CSV, otwierając go za pomocą aplikacji Notatnik,
• wybrać opcję Importuj kontrahentów.

Uwaga: W celu zaznaczenia kilku oddziałów jednocześnie należy przytrzymać klawisz CTRL.

Jeżeli w pliku zabraknie wymaganych danych, w kolumnie Status pojawi się komunikat wskazujący brakujące informacje.

Jeżeli plik zostanie uzupełniony poprawnie, w kolumnie Status pojawi się informacja OK.

W przypadku importu większej liczby kontrahentów proces może potrwać kilka minut. Po zakończeniu importu użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z potwierdzeniem wykonania operacji.