Integracja z Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej

Integracja z Elektronicznym Nadawcą w programie fireTMS pozwala na szybkie nadawanie przesyłek i otrzymywanie informacji o statusie doręczania faktury do klienta.

W celu uruchomienia integracji należy przejść do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Ogólne >> sekcja Konfiguracja dostawców usług pocztowych. 

Po wybraniu opcji Dodaj należy wybrać dostawcę usług pocztowych, zaznaczyć opcję Włączone i uzupełnić pola oznaczone gwiazdką:

• Login - używany do logowania do eNadawcy

• Hasło - używane do logowania do eNadawcy

• Data wysyłki w stosunku do elektronicznego nadania (dni) - planowana data dostarczenia do urzędu przesyłek w stosunku do jej daty nadania w programie fireTMS

• Domyślny rozmiar przesyłki - rozmiar przesyłki zgodny z umową z eNadawcą Poczty Polskiej

Można dodatkowo wybrać opcję Przesyłaj wagę przesyłki i uzupełnić informację o wadze listu.

W celu nadania przesyłki z systemu fireTMS należy przejść do Księgowość >> Sprzedaż >> Faktury wystawione >> następnie po prawej stronie opcja Nadawanie przesyłek.

System domyślnie wyświetli listę faktur sprzedaży, które nie są oznaczone w systemie jako zapłacone. Aby lista była bardziej przejrzysta, można skorzystać z dostępnych filtrów, na przykład filtr Data wystawienia czy Kontrahent. Po zaznaczeniu wybranych faktur należy zatwierdzić wybór opcją Nadaj przesyłkę. 

Uwaga! Chcąc wysłać faktury ze statusem Zapłacona, należy usunąć filtr Ukryj zapłacone (Tak). 

W kolejnym oknie należy uzupełnić pola: 

• Data wysyłki 

• Rozmiar wysyłki

• Przesyłka priorytetowa - należy zaznaczyć opcję, gdy wysyłka powinna zostać nadana priorytetowo

• Grupuj po odbiorcy - pozwala w przypadku wielu faktur dla tego samego klienta wygenerować tylko jedną kopertę 

• Placówka pocztowa - wykaz placówek udostępniany przez eNadawcę. Należy wybrać placówkę, z której zostanie nadana przesyłka

Uwaga! Data wysyłki i Rozmiar wysyłki podpowiadane są z globalnych ustawień w Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Ogólne >> sekcja Konfiguracja dostawców usług pocztowych. Datę wysyłki można jednorazowo zmienić podczas nadawania przesyłki.

Po zatwierdzeniu wysyłki opcją OK w Księgowość >> Eksport dokumentów będzie można znaleźć do pobrania plik .pdf z wydrukiem kopert. Dodatkowo na mail użytkownika zostanie dostarczona wiadomość z linkiem do wyeksportowanego pliku.

Uwaga! Koperty generowane są po stronie Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej i pobierane do systemu fireTMS, dlatego rozmiar i wielkość kopert należy zdefiniować w portalu ENadawcy.

Szczegółowe informacje na temat zleconej przesyłki dostępne będą w wysłanej fakturze w sekcji Korespondencja. Kiedy klient otrzyma przesyłkę, w programie fireTMS zostanie uzupełniona data doręczenia. Natomiast na podstawie daty doręczenia system zaktualizuje termin płatności (dla faktur z terminem płatności od otrzymania dokumentów). 

Status korespondencji będzie również widoczny na liście faktur wystawionych i na liście płatności.