W systemie fireTMS można wystawiać faktury sprzedaży powiązane z ładunkiem, zleceniem lub za inne usługi niezwiązane ze zleceniami. Istnieje również możliwość edycji lub wycofania takich faktur. Poniżej opisane zostały możliwości związane z edytowaniem faktur, w których użytkownik korzysta z automatycznego formatu numeracji faktur.
1. Faktura sprzedaży ze statusem Wystawiona (Księgowość >> Sprzedaż >> Faktury wystawione)
w przypadku faktury z najwyższym numerem (w danym formacie numeracji), można cofnąć jej wystawienie opcją Edycja >> Cofnij zatwierdzenie (tylko ostatnia faktura). Spowoduje to jej wycofanie z listy faktur wystawionych (zostanie przeniesiona do listy faktur w przygotowaniu). Numer dokumentu zostanie odpisany od faktury i będzie mógł być nadany do kolejnej wystawianej. Taką fakturę można usunąć z listy faktur w przygotowaniu (Edycja >> Usuń fakturę w przygotowaniu) lub też dokonać jej edycji i ponownego wystawienia.
Uwaga! Jeśli szkic faktury zostanie omyłkowo usunięty z listy faktur w przygotowaniu (wygenerowanej przez system na podstawie ładunku i zlecenia), to można przywrócić go opcją Księgowość >> Sprzedaż >> Nowa faktura >> Faktura za ładunek.
gdy faktura nie jest ostatnią w numeracji, można ją edytować opcją Edycja >> Edytuj i wystaw fakturę ponownie. Po jej wybraniu faktura znajdzie się na liście faktur w przygotowaniu (Księgowość >> Sprzedaż >> Faktury w przygotowaniu) ze statusem Nowa i będzie można edytować wybrane informacje. Natomiast na liście faktur wystawionych będzie znajdował się historyczny wpis dotyczący tej faktury ze statusem Anulowana (wystawiona ponownie).
Uwaga! Po wybraniu opcji Edytuj i wystaw ponownie nie ma możliwości edycji numeru faktury oraz daty wystawienia - chyba, że nowa data wystawienia mieści się pomiędzy datą wystawienia poprzedniej oraz kolejnej faktury. Opcja może posłużyć do szybkiego wysłania faktury z poprawionymi danymi.
jest również możliwość anulowania faktury przy użyciu opcji Stwórz dokument powiązany >> Dokument anulacji faktury. Jest to operacja nieodwracalna. Spowoduje to anulowanie faktury wraz z numerem, który jest do niej przypisany. Faktura otrzyma status Anulowana.
w systemie istnieje również opcja wystawienia faktury korygującej przez Stwórz dokument powiązany >> Faktura korygująca.
Użytkownik ma możliwość wystawienia:
- częściowej korekty (np. zwiększenie / zmniejszenie kwoty)
- całkowitej korekty do zera. W tym celu należy w części Pozycje na fakturze użyć opcji Edytuj i w pozycji Po wpisać w polu Ilość lub Cena netto wartość 0. Spowoduje to skorygowanie faktury pierwotnej do zera i zostanie nadany jej status Anulowana (Korekta do zera)
Uwaga! W przypadku, gdy faktura była powiązana ze zleceniem i ładunkiem, po dokonaniu korekty do 0 możliwe będzie ponowne wystawienie faktury za ładunek i zlecenie przez opcję Księgowość >> Sprzedaż >> Nowa faktura >> Faktura za ładunek.
2. Faktura sprzedaży ze statusem Zapłacona
W celu dokonania edycji faktury, która błędnie została oznaczona jako zapłacona, należy najpierw przejść do Księgowość >> Płatności >> Wszystkie płatności. Następnie tutaj na liście odnaleźć płatność powiązaną z fakturą, która ma być edytowana i użyć opcji Edytuj. W widoku edycji należy użyć opcji Anuluj >> Edytuj i rejestruj ponownie, a następnie w części Dane dotyczące płatności w polu Zapłacono wpisać kwotę 0.
Po wykonaniu tej operacji można wrócić do faktury i edytować ją według instrukcji w pkt 1. Po ponownym wystawieniu faktury można przejść do płatności (Księgowość >> Płatności >> Wszystkie płatności) i jeszcze raz oznaczyć ją jako zapłaconą za pomocą opcji Oznacz płatność.
Możliwe jest również dokonanie korekty faktury oznaczonej jako zapłaconej (status Zapłacona). W tym celu można skorzystać z opcji Stwórz dokument powiązany >> Faktura korygująca. Jeżeli wystawiona zostanie korekta do 0, płatność związana z korygowaną fakturą automatycznie zostanie przekształcona w płatność wychodzącą ze statusem Do zapłaty. W przypadku wystawienia korekty niezwiązanej z kwotą faktury, płatność wygenerowana do faktury korygującej będzie miała automatycznie nadany status Zapłacona.
3. Faktura sprzedaży ze statusem Skorygowana
W przypadku omyłkowego wybrania opcji Faktura korygująca lub konieczności cofnięcia wystawienia korekty można usunąć fakturę korygującą w przygotowaniu lub wycofać jej wystawienie. W tym celu należy przejść do Księgowość >> Sprzedaż >> Faktury korygujące, odnaleźć na liście korektę powiązaną z fakturą sprzedaży i przejść do jej edycji.
- opcja Edycja >> Usuń fakturę korygującą w przygotowaniu - należy ją wybrać w przypadku, gdy faktura korygująca nie ma jeszcze nadanego numeru. Szkic faktury korekty zostanie wtedy usunięty z listy faktur korygujących. A status zwykłej faktury zmieni się ponownie na status Wystawiona.
- opcja Edycja >> Wycofaj wystawienie (tylko ostatnia faktura korygująca) - należy ją wybrać w przypadku, gdy jest to korekta z najwyższym numerem. Numer dokumentu zostanie odpisany od faktury i będzie mógł być nadany kolejnej wystawianej. Taką fakturę można usunąć z listy faktur korygujących (Edycja >> Usuń fakturę korygującą w przygotowaniu).
Można również anulować fakturę korygującą przez Stwórz dokument powiązany >> Dokument anulacji faktury korygującej. Spowoduje to anulowanie faktury korygującej wraz z numerem, który jest do niej przypisany. Operacja ta jest nieodwracalna.
Po wykonaniu w fakturze korygującej jednej z opisanych powyżej opcji, możliwa będzie edycja pierwotnej faktury sprzedaży.